Stratégies de télétravail pour PMEs (édition Coronavirus)

Stratégies de télétravail pour PMEs (édition Coronavirus)

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L'impact mondial du coronavirus pousse de nombreuses entreprises à trouver des stratégies efficaces de travail à distance. Entre la maladie, les quarantaines et annulations de vols et d’évènements qui en ont résulté, tout le monde ressent l’impact. Si votre entreprise n'a pas encore été touchée, prenez ce qui suit comme un “appel à l'action” pour vous préparer à bien réagir et assurer la continuité de vos opérations en cas de problèmes.

Cet article se penchera sur les considérations les plus importantes pour la mise en œuvre de stratégies de télétravail.

Pourquoi investir dans des solutions de travail à distance?

Même dans un contexte sans désastre imminent, le recours à des travailleurs à distance peut être une solution rentable et pratique pour certaines entreprises. Elle permet aux employés de gagner du temps qu’ils perdraient autrement en déplacement et peut offrir aux employés un niveau de confort supplémentaire, surtout dans les situations de crise prolongée.

Bien entendu, ce n’est pas toutes les entreprises qui peuvent profiter du travail à distance. Les entreprises en restauration, les boulangeries, les coiffeurs et les spas (pour n’en nommer que certains!) n'ont pas l’option de fournir leurs services à distance. Les entreprises les mieux positionnées pour les solutions de travail à distance sont généralement des entreprises de technologie et de services en ligne, qui peuvent souvent fonctionner avec une présence minimale sur leur site physique. Un bon exemple serait une agence de rédaction; les rédacteurs et les éditeurs peuvent travailler même avec une collaboration occasionnelle, et la technologie actuelle assure la communication en ligne en quelques clics.

Comment créer une politique claire en matière de travail à distance

Afin que chaque membre fonctionne comme une partie intégrale de l’équipe, il est important que des normes professionnelles soient maintenues lorsqu'il n'est pas au bureau.

Établir une liste des conditions préalables

Faites une liste des équipements qui seront nécessaires pour bien travailler à distance. Par exemple, les membres de votre équipe de vente peuvent n'avoir besoin que d'ordinateurs portables de base avec Windows 10, de casques d'écoute et d'une suite bureautique. En revanche, vos développeurs peuvent avoir besoin d'ordinateurs portables plus puissants avec une suite de développement. Vous pouvez également exiger qu’un espace de travail privé et silencieux soit nécessaire, surtout pour les réunions téléphoniques ou par vidéoconférence, qui deviennent difficiles s'il y a un bruit de fond.

Définir la fréquence à laquelle le travail à domicile est autorisé

Sauf en cas de catastrophe et dans des circonstances particulières, les employés doivent comprendre qu'il y a un nombre maximum de jours dans une semaine, un mois ou un trimestre donné où ils peuvent travailler à domicile. En cas d'état d'urgence ou de verrouillage régional, un plan doit être mis en place pour des périodes prolongées de travail à domicile.

Faire un suivi de tout équipement qui quitte le site de travail

Si les employés ne peuvent pas utiliser leur propre équipement lorsqu'ils travaillent à domicile, vous devrez peut-être leur fournir un ordinateur portable de l'entreprise. Mais si l'équipement de l'entreprise quitte l'espace de travail, assurez-vous que son emplacement et utilisation soit documenté à l’interne.

Une application disponible en installation 1-clic depuis votre compte d’hébergement web et pouvant vous aider à suivre l'inventaire des entreprises est GLPI. Il s'agit d'un outil spécialement conçu pour créer et maintenir une base de données des inventaires d'une entreprise.

Fixer des attentes fermes pour les travailleurs à distance

Vos travailleurs à distance pointeront-ils à l'entrée et à la sortie? Comment vont-ils planifier et communiquer leurs heures de pause, de lunch ou autres moments où ils ne sont pas au clavier? Tout cela doit être établi à l'avance, ainsi qu'un calendrier de réunions régulières. La vidéoconférence est idéale pour les réunions, car les travailleurs communiqueront mieux et développeront des relations plus solides lorsqu'ils pourront se voir. Envisagez de programmer les réunions par vidéoconférence tôt dans la journée afin d'inculquer un sentiment de responsabilité et de communauté au sein de votre équipe.

Communiquer les politiques (et leurs mises à jour)

Toute nouvelle politique au sein d’une entreprise doit être écrite et partagée avec l’ensemble des employés affectés. Une solution idéale pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde est l'utilisation d'un intranet sécurisé propulsé par un un wiki ou un blog collaboratif. Cela permettra à chacun de contribuer et de mettre à jour les notes des autres, en se transmettant facilement les informations et les tâches.

Hébergement Web Canada propose plusieurs options de blog ou wikis gratuits, disponibles en installation 1-clic, sur sa plateforme d’hébergement web.

Garder le contact régulièrement par courrier électronique est aussi important, tout comme collaborer via des applications de planification telles que Trello ou ClickUp. Vous pouvez également distribuer un manuel de l'employé, qui peut être régulièrement mis à jour facilement s'il est conservé sous forme électronique.

Trouver les outils qu’il faut

Sans aucun doute, un bon logiciel est indispensable pour une collaboration à distance efficace. Par contre, on ne peut rien faire sans le matériel adéquat. Il est donc important que chacun dispose de l'équipement physique dont il a besoin pour travailler et communiquer facilement et efficacement.

Pour les travailleurs à distance, la mobilité est souvent nécessaire. Un smartphone et un ordinateur portable sont donc un bon point de départ. La plupart des ordinateurs portables sont équipés de webcams intégrées, ce qui suffit pour les réunions, mais un casque avec micro aiderait à assurer une meilleure qualité audio.

Gestion du site web

Bien qu'il existe aujourd'hui d'innombrables solutions de sites web pour les entreprises, il peut s'avérer nécessaire, pour rendre le travail à distance viable, de prévoir une option qui soit facilement mise à jour et accessible à plusieurs utilisateurs, simultanément. Une option flexible est WordPress, qui vous permet de créer autant de comptes d'utilisateurs que nécessaire et de leur donner les autorisations appropriées. WordPress permet aux membres d’une équipe de collaborer facilement et de maintenir le site web de l'entreprise à jour.

Courrier électronique et messagerie instantanée

Le courrier électronique est devenu un outil essentiel de nos jours. Toutefois avec un mode de travail de plus en plus mobile, il n’est pas anormal d’avoir plusieurs appareils qui consultent vos emails en même temps. Il faut donc assurer que tous ces appareils soient synchronisés avec votre service de messagerie. Heureusement, les comptes de courrier électronique d'Hébergement Web Canada se synchronisent automatiquement sur tous vos appareils grâce au protocole IMAP, ce qui permet aux employés de rester en contact par courrier électronique même lorsqu'ils sont en déplacement.

Outre le courrier électronique, les plateformes de messagerie instantanée sont des outils efficaces pour rapprocher les membres de votre équipe et les aider à mieux collaborer. Il existe de nombreuses options de messagerie instantanée telles que Skype, Slack, Facebook Messenger, et Google Chat. La vidéoconférence est préférable pour les réunions, mais la messagerie instantanée est extrêmement pratique pour les communications tout au long de la journée. Il est également utile d’encourager des discussions de groupe par clavardage, dans des “chat rooms” ou des forums de discussion pour permettre aux employés de communiquer entre eux, dans un environnement ouvert et partagé, un peu comme ils le feraient dans une salle de pause, au bureau.

Téléphonie mobile et VOIP

Un téléphone intelligent vous permet de rapidement et facilement déplacer votre travail depuis un bureau maison. Il faudra donc décider si vous souhaitez encourager votre équipe à utiliser leurs propres téléphones lors de leur travail à distance (moyennant, peut être, une aide financière mensuelle), ou si vous préférez leur fournir un appareil mobile séparé.

Si vous offrez un poste téléphonique direct à chaque employé, une solution VOIP (voice over internet protocol) pourrait permettre à votre équipe de transférer les appels vers d’autres lignes ou même de répondre aux appels depuis quelconque appareil branché à Internet, avec des logiciels spécialisés comme Zoiper et Jitsi. Le service VOIP le plus connu est probablement Skype. Bien que la messagerie instantanée et les appels vidéo/audio soient gratuits sur Skype, vous pouvez également obtenir un numéro de téléphone en ligne pour un prix raisonnable.

Gestion des mots de passe

Un gestionnaire de mots de passe est un programme généralement installé via une extension de navigateur, qui vous aide en cryptant et en stockant vos mots de passe afin qu'ils soient tous accessibles via une seule phrase clé. En utilisant un gestionnaire de mots de passe, vous pouvez utiliser des mots de passe uniques et complexes pour chaque compte, mais vous n'aurez besoin de mémoriser qu'un seul mot de passe fort. C'est non seulement pratique, mais aussi nécessaire pour ceux qui travaillent en ligne et doivent accéder à des dizaines de systèmes sécurisés, chacun avec leur propre mot de passe différent.

Les deux gestionnaires de mots de passe les plus populaires sont LastPass et KeePass. La version gratuite de LastPass comprend la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin, mais sa version premium pourrait être nécessaire pour les grandes équipes; l'extension LastPass peut être installée sur la plupart des navigateurs, et des applications compatibles avec la plupart des smartphones sont disponibles aussi.

KeePass est une option gratuite et open-source. Il est principalement destiné à être utilisé avec Windows, mais il fonctionne également avec les systèmes d'exploitation Mac et Linux via Mono, qui est un cadre multiplateforme. Bien qu'il soit moins pratique que LastPass dans une équipe, KeePass inclut aussi une application pour les smartphones.

Partage de fichiers sécurisé

La transmission de fichiers dans les deux sens fait partie du travail à distance, et les services de messagerie instantanée ou de courrier électronique ne sont pas très pratiques lorsqu'il s'agit de fichiers volumineux. Hébergement Web Canada offre une option personnalisée aux clients qui utilisent des serveurs dédiés ou Cloud, appelée Nextcloud. Nextcloud permet de partager facilement des fichiers en ligne avec une fonctionnalité similaire à celle de Dropbox, qui est une option commerciale, simple à utiliser. Parmi les autres options populaires, citons Google Drive et Microsoft OneDrive.

Suites de productivité collaborative

L'envoi de documents par courrier électronique pour qu’ils soient modifiés à tour de rôle est une chose du passé - avec les suites de productivité modernes telles que de Google et Microsoft, plusieurs travailleurs peuvent accéder et modifier le même document simultanément. De plus, il est facile de suivre les modifications et de voir qui a fait quoi. Par exemple, Google Docs comprend une option "mode suggestion" dans laquelle toute modification apportée est temporaire, en attente d'approbation d'un éditeur.

L’implantation d'une suite de productivité dans le travail quotidien de vos travailleurs à distance vous fera gagner du temps et vous épargnera des tracas, garantissant un flux de travail optimisé grâce auquel le travail pourra être accompli efficacement.

La securité

Il serait dommage de consacrer autant d'énergie dans le déploiement d’une stratégie de télétravail pour qu’un virus ou code malveillant compromette le tout. C'est pourquoi il est important de garder la sécurité à l'esprit dans toute installation de travail à distance.

Pare-feu et antivirus

Un pare-feu est un système de sécurité qui contrôle le flux d'informations qui entre et sort d'un ordinateur ou d'un serveur. Il est important à la fois pour bloquer les accès non autorisés et pour identifier toute tentative de pénétration afin que les logiciels connexes puissent être nettoyés ou supprimés à l'aide d'un programme antivirus.

Un programme antivirus est un logiciel conçu pour surveiller, analyser et nettoyer vos systèmes de fichiers tout en mettant en quarantaine et en supprimant tout ce qui est malveillant. Les suites de sécurité les plus populaires comprennent à la fois des pare-feu et des antivirus. Les deux sont des composantes importantes qu’il faut avoir installé sur chaque machine connectée à vos systèmes.

Garder les logiciels à jour

De nombreuses incursions électroniques surviennent à cause de logiciels obsolètes, et souvent ces événements malheureux peuvent être évités simplement en s'assurant que les systèmes d'exploitation et les applications sont à jour. L'établissement d'un calendrier comprenant des vérifications régulières des mises à jour devrait faire partie de tout protocole de sécurité et ainsi, avec l’aide d’un un bon pare-feu et un bon antivirus, votre système sera protégé contre la plupart des vulnérabilités.

Accès aux postes de travail à distance

Parfois, la meilleure option est l'accès à distance à votre poste de travail. Cela peut être nécessaire si votre ordinateur de travail contient des fichiers ou des logiciels spécifiques dont vous avez besoin. Une option gratuite qui peut vous donner cet accès est la plateforme GENIE de Google. Ce type d'accès peut nécessiter des mesures de sécurité supplémentaires comme un VPN (réseau privé virtuel), qui vous permet de relayer des informations en toute sécurité à partir de sources Internet non sécurisées comme le WiFi public.

Réflexions finales concernant les stratégies de travail à distance

Comme on a pu le voir, il y a beaucoup d'éléments à mettre en place pour établir une solution efficace de travail à distance, mais les avantages d'en avoir une à disposition justifient amplement l'effort investi. Permettre aux employés de travailler à domicile à l'occasion pourra aussi leur permettre de profiter d'un changement de rythme et de paysage, augmenter leur productivité et leur bien être en général. Ça devient donc un avantage important, qui pourrait vous service dans le long-terme.

Avez-vous d'autres stratégies efficaces de télétravail pour vous ou votre PME? Partagez-les avec nous dans les commentaires ci-bas!

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À propos de l'auteur : Alex Tucker

Alex est un écrivain et spécialiste du marketing numérique qui exerce ses activités à partir de l'Ontario, au Canada. Il est passionné par la santé et le bien-être, l'autodéfense et la création de sites web WordPress.

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